Gérer une liste de projets pour des parties prenantes qui estiment que leurs projets méritent toute votre attention peut être accablant. S'il est de votre responsabilité de déterminer ce qui est une priorité et ce qui devrait suivre dans la ligne des projets apparemment critiques, quatre facteurs doivent être pris en considération : l'urgence, le coût, les événements imprévus et les ressources et alternatives.
Urgence
L'urgence devrait être le facteur principal pour décider quel projet aborder en premier, mais la première urgence doit être définie. Quels sont les avantages et les facteurs de risque ? Quel est le coût de l'inaction ? Si le coût de ne pas réaliser le projet est préjudiciable à l'entreprise, votre seule alternative peut être de continuer. Allouez vos ressources en conséquence et déterminez le temps qui sera nécessaire pour mener à bien ces projets prioritaires.
Coût
Que se passe-t-il lorsque le coût est un facteur majeur ? L'utilisation d'un outil de gestion de projet peut vous aider à déterminer combien coûtera un projet, mais n'oubliez pas de comparer ce nombre avec le coût de ne pas réaliser le projet. (Il y a toujours un coût de non-exécution.) Ensuite, vous voudrez déterminer quels projets peuvent être achevés en un minimum de temps. Les outils que vous pouvez utiliser pour prendre ces décisions comprennent l'établissement des coûts par activité, l'estimation analogue, l'estimation paramétrique et l'estimation en trois points telle que PERT (technique d'évaluation et d'examen de programme).
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Événements imprévus
Une fois que vous aurez répondu aux questions d'urgence et de coût, vous devrez analyser l'impact d'événements imprévus sur les projets actifs. Des changements de politique ou de programme à venir sont-ils prévus ? Quelque chose a-t-il changé depuis que le projet a été ajouté à la file d'attente ? Si oui, l'un de ces scénarios modifiera-t-il l'urgence ou le coût de vos projets ? Ce sont toutes des questions auxquelles il faut répondre lors de l'examen de vos projets ouverts.
Ressources et alternatives
Un graphique d'activité sur flèche peut vous aider à déterminer les projets qui pourraient être connectés. Obtenir une vue sur les connexions vous permet d'allouer correctement les ressources et même d'attribuer des projets en fonction de la spécialisation. Cela peut libérer d'autres ressources que vous pouvez allouer à des projets non liés, ce qui permet de réduire le goulot d'étranglement des projets dans la file d'attente. De plus, l'exécution d'une analyse du chemin critique facilite la cartographie de chaque tâche nécessaire à la réalisation d'un projet. Cela permet également de découvrir des zones de projet qui peuvent dépendre d'autres. Ensuite, voyez s'il existe des alternatives à la réalisation du projet tel qu'il a été initialement présenté. En cas de doute - et si vous n'avez pas la bande passante pour effectuer ces analyses - demandez l'aide d'un chef de projet.
Réfléchissez à tous les facteurs mentionnés ci-dessus, puis considérez le coût de l'externalisation à un chef de projet qualifié qui est compétent pour prendre de telles décisions. Cela peut sembler coûteux, mais faire tourner vos roues et rester bloqué à cause de l'inaction peut avoir des prix plus élevés. Le risque d'occasions manquées est également coûteux.
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Placer votre organisation dans la meilleure position pour rester agile et productive n'a jamais été aussi critique. Lorsque vous prenez des décisions de planification et de gestion de projet, assurez-vous que vous ne portez pas d'œillères et envisagez chaque perspective pour faire avancer le travail.
