Alors que le monde sort de la pandémie et que les entreprises s'adaptent à la nouvelle normalité, les événements en plein air ont gagné en popularité. Parmi eux, les conventions d'affaires en plein air offrent une alternative rafraîchissante et engageante aux conférences traditionnelles en salle.
Ces rassemblements en plein air permettent aux professionnels de diverses industries de se connecter, de collaborer et d'explorer des idées innovantes au milieu de la nature. Si vous envisagez d'organiser une convention d'affaires en plein air, cet article vous guidera à travers les éléments essentiels et les considérations clés pour faire de votre événement un succès.
L'organisation d'un événement d'affaires en plein air nécessite une planification méticuleuse et une approche réfléchie pour assurer une expérience sans faille pour les participants. Tout d'abord, choisir le bon lieu est crucial. Recherchez des emplacements extérieurs pittoresques avec suffisamment d'espace pour accueillir confortablement les participants tout en maintenant les mesures de distanciation sociale nécessaires.
De plus, tenez compte de facteurs tels que l'accessibilité, les installations et les commodités qui correspondent aux exigences de votre congrès. De plus, comprendre les besoins et les préférences de votre public cible est essentiel pour organiser un programme qui combine un contenu perspicace, des sessions interactives et des opportunités de réseautage, le tout adapté à leurs intérêts professionnels.
En abordant ces aspects fondamentaux, vous pouvez créer une convention d'affaires en plein air inoubliable qui favorise des liens précieux et laisse une impression durable sur les participants. Examinons quelques-uns des facteurs spécifiques dont vous devrez tenir compte.
Entretien de la pelouse
Rien de tel que de marcher sur une belle pelouse. Que ce soit devant un parc ou une propriété commerciale, l'herbe verte bien entretenue en dit long sur la personne qui possède la propriété. Selon Method, l'industrie de l'entretien paysager a connu une croissance constante au cours des cinq dernières années, avec une taux de croissance annuel moyen de 5,1 % entre 2016 et 2021. Il est donc facile de trouver quelqu'un pour gérer la pelouse où se produira un événement !
Les professionnels doivent arracher les mauvaises herbes pour s'assurer que l'herbe ne jaunit pas ou ne meure pas, car les mauvaises herbes aspireront les nutriments de l'herbe et de toute autre plante restante. De belles fleurs colorées, en particulier celles aux parfums agréables, ajoutent une beauté visuelle et une sérénité époustouflantes à une pelouse, créant ainsi l'atmosphère idéale pour la convention en plein air que vous planifiez.
Parking
Prenons Kansas City, par exemple. La ville est accessible à pied et la plupart des personnes qui assistent à un événement en plein air y arriveront en voiture car elles peuvent venir d'autres grandes villes, des banlieues ou des zones rurales. Par conséquent, vous voulez suffisamment d'espace de stationnement pour les participants à la convention. Avec 90 % des aires de stationnement recouvertes d'asphalte, assurez-vous que l'aire de stationnement de la convention est bien pavée pour plus de facilité !
Tables et chaises
Une fois que les participants commencent à se remplir, ils ne doivent pas s'attendre à ce qu'ils se lèvent pendant tout l'événement ou la conférence. Ayez suffisamment de chaises et de tables pour que tout le monde puisse s'asseoir et se mêler confortablement. Il devrait y avoir suffisamment de tables pour contenir et servir de la nourriture lors du service du déjeuner et d'autres rafraîchissements. En fonction de la météo ou du climat, vous pouvez également jouer la sécurité et disposer d'une tente ou d'un auvent au cas où il pleuvrait ou qu'il y aurait du vent.
Nourriture et boisson
Comme mentionné, vous avez des tables pour servir de la nourriture car vous ne pouvez pas organiser un événement ou une conférence sans nourrir vos invités. Avoir des rafraîchissements, comme du café, du thé, de l'eau et des collations légères, est toujours une bonne idée. Prévoyez un bon déjeuner assis pour tout le monde, et si vous avez une heure de cocktail, gardez les boissons comme la bière et le vin blanc suffisamment fraîches. La période de l'année de votre événement peut également jouer un rôle dans le type de nourriture et de boissons que vous choisissez. L'été à Kansas City est le moment idéal de l'année pour les grillades !
Porta-Pots
Lorsque vous servez de la nourriture et des boissons lors d'un événement, des endroits confortables pour que les gens puissent se soulager sont nécessaires. Kansas City est connue pour sa population en plein essor, qui comprend plus de 154 000 personnes. Lors de l'organisation d'un événement en plein air, il est crucial d'avoir un assainissement extérieur adéquat. Recherchez le bon fournisseur pour le travail; ils doivent avoir la réputation de fournir des toilettes extérieures propres et professionnelles. Prenez un nombre approprié de participants pour vous assurer que vous disposez de suffisamment de salles de bains extérieures pour accueillir tout le monde lors de votre événement.
Lorsque vous organisez une conférence ou un événement, vous voulez que tout se passe comme prévu pour votre réputation et la satisfaction de vos clients. Ayez suffisamment de places assises, d'installations sanitaires extérieures et de rafraîchissements pour que tout le monde se sente à l'aise. Une bonne planification peut aider votre conférence ou événement en plein air à se dérouler sans accroc !
