Comment rédiger une évaluation des performances

Tout le monde n'apprécie pas la perspective d'obtenir des commentaires sur son rendement au travail. Même pour les employés les plus brillants, l'inconnu de ce que leur patron dira à leur sujet lors d'une évaluation annuelle des performances peut être anxiogène. C'est pourquoi il est extrêmement important de rédiger une évaluation de performance respectueuse, honnête et juste pour vos employés. Peu importe ce que vous écrivez, livrez-le avec compassion.

Rédiger des évaluations de performance peut également être stressant pour un patron. Comment pouvez-vous parler avec tact à quelqu'un des domaines de sa description de poste où il a raté la cible ? Comment pouvez-vous décrire clairement à quelqu'un les manières exactes dont il peut améliorer ses performances ?

Voici quelques conseils, meilleures pratiques et choses à éviter lors de l'élaboration d'une évaluation des performances qui aideront vos employés à aller de l'avant et à s'améliorer en toute confiance.

Les avantages d'une évaluation des performances

Les évaluations de performance des employés doivent être considérées comme une expérience positive car elles jouent un rôle important dans la santé de l'entreprise. C'est l'occasion pour les managers et les employés d'échanger sur les méthodes que l'entreprise peut adopter pour mieux réussir à l'avenir. Vous pouvez examiner les forces et les faiblesses de l'employé, du gestionnaire et de l'entreprise dans son ensemble.

Une évaluation de performance réussie sera :

• Utile pour l'employeur : L'évaluation du rendement doit être une conversation. L'employé doit avoir la possibilité d'exprimer ouvertement comment il pense que l'équipe et l'entreprise pourraient travailler plus efficacement. Vous obtenez un nouveau point de vue sur ce qui ne fonctionne pas du point de vue de l'employé.
• Utile pour l'employé : Une évaluation bien rédigée donne à un employé une validation pour le bon travail qu'il fait et une rétroaction constructive sur la façon dont il peut s'améliorer. Cela les aidera à grandir professionnellement et leur donnera des objectifs clairs vers lesquels travailler. Cela les aidera à s'améliorer pour le bien de leur propre carrière et comme un atout pour l'entreprise.
• Utile pour l'entreprise : Grâce à ces examens, la direction et les employés ont la chance de voir comment ils peuvent tous travailler ensemble pour s'améliorer dans leur ensemble. La direction peut voir comment les gens se portent à tous les niveaux, à la fois au niveau individuel et au niveau de l'entreprise. Ils peuvent ensuite élaborer un plan de match pour résoudre les problèmes et capitaliser sur les réussites.

Les avis sont un remerciement pour le travail bien fait et une feuille de route pour l'amélioration de l'entreprise dans son ensemble.

Le processus d'évaluation du rendement

Dans une entreprise suffisamment grande, la tâche d'administrer les évaluations de performance incombera au service des ressources humaines (RH). Le responsable des ressources humaines remettra le formulaire d'évaluation à l'avance à la personne qui donne l'évaluation et à la personne évaluée. La personne évaluée effectuera une auto-évaluation, en notant ce qu'elle a fait avec succès cette année-là et en notant les domaines dans lesquels elle pense qu'elle pourrait s'améliorer avec des conseils et une formation.

Selon la taille et la structure de l'entreprise, cela sera différent dans chaque industrie. Pour une petite entreprise avec seulement une poignée d'employés, le directeur ou même le propriétaire est une bonne personne pour administrer les avis. La personne qui donne l'évaluation doit occuper un poste de haute direction et avoir des contacts fréquents avec les employés qu'elle évalue au quotidien. Parfois, les membres de l'équipe s'examinent mutuellement dans le cadre d'un processus collaboratif d'examen par les pairs. Cette approche fonctionne bien lorsque les pairs travaillent plus étroitement les uns avec les autres qu'une personne occupant un poste de direction.

Choses à éviter lors de la rédaction d'une évaluation des performances

Lors de la rédaction d'avis, il existe des bonnes pratiques et il existe des techniques problématiques qui conduisent à un examen improductif. Voici certaines choses à éviter lorsque vous travaillez sur le processus de révision.

• Ne pas signaler les points négatifs sans donner de commentaires constructifs. Si vous dites à un employé qu'il fait quelque chose de mal ou de mal, vous devez lui indiquer la manière la plus efficace ou la plus correcte de le faire. Si vous ne leur donnez pas des moyens tangibles de s'améliorer et les outils dont ils ont besoin pour réussir , ne vous attendez pas à ce que la performance de l'employé soit différente la prochaine fois qu'il recevra un avis. Si vous n'avez pas le temps de décrire le processus spécifique, assurez-vous de prendre un rendez-vous de suivi avec une personne de référence qui peut leur enseigner.
• Ne pas dominer la conversation. Il devrait y avoir un engagement des employés pendant la conversation. Bien que vous deviez diriger la conversation lorsque vous discutez de la performance de l'employé, soyez réceptif à ce qu'il dit sur la structure de l'entreprise et votre style de gestion. Personne ne connaît le processus et la structure d'une entreprise comme quelqu'un qui y navigue tous les jours, et ils sont bien équipés pour donner leur avis sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Et si vous n'êtes pas prêt à écouter leur critique, quelle importance accorderont-ils à la critique que vous leur proposez ?
• Ne pas empiler sur. Même pour l'employé le moins performant, vous ne pouvez pas avoir une évaluation réussie si vous ne lui dites qu'une demi-heure tout ce qu'il fait mal. Intermittent tout au long de l'examen, assurez-vous de noter les choses qu'ils font correctement. S'ils ont l'impression que tout ce que vous voyez en eux, ce sont les aspects négatifs, pourquoi devraient-ils se sentir motivés pour s'améliorer à l'avenir ? Essayez de regrouper les choses sur lesquelles ils peuvent travailler dans des catégories spécifiques afin de ne pas vous attarder sur des détails pointilleux. Donnez-leur un large aperçu des domaines qui nécessitent une attention et proposez des solutions sur la façon dont ils peuvent s'améliorer, plutôt que de décrire chaque chose qu'ils font mal.

Maintenant que vous avez une idée des choses à éviter, voici quelques bonnes pratiques à intégrer à votre avis.

• Bookend la critique avec des points positifs. Même si vous pensez que l'employé n'a presque rien fait de valeur, si vous voulez qu'il écoute et retienne vos commentaires, vous devez commencer et terminer par des éloges pour maintenir leur niveau de moral . Si vous commencez la conversation avec des points négatifs, l'employé risque de s'arrêter et de ne pas écouter un mot de la critique. S'il a l'impression qu'il n'entend que négatif après négatif, il ne sera pas en mesure de gérer et de digérer tous les commentaires. À tout le moins, donnez-leur quelque chose de positif pour commencer la conversation et quelque chose de gentil pour terminer la réunion. S'ils partent en se sentant inutiles, ils n'auront pas la motivation ou la capacité de s'améliorer.
• Donnez des moyens tangibles d'agir sur des commentaires constructifs. Lorsque vous discutez des domaines d'amélioration de l'employé, assurez-vous d'expliquer exactement comment il peut s'améliorer. Si vous écrivez un employé est mauvais pour rédiger des rapports, dites-lui exactement comment en rédiger un bon. Ils pourraient ne pas être très bons dans quelque chose parce qu'on ne leur a jamais montré la bonne façon de le faire. Les commentaires négatifs pour le plaisir des commentaires négatifs ne donnent à l'employé aucun moyen de grandir à l'avenir.
• Donnez des cotes de performance numériques ou alphabétiques. Cette méthode peut ne pas fonctionner pour toutes les industries. Le cerveau de certaines personnes ne traite pas un bloc de texte aussi bien que des nombres. Si vous avez un système de notation défini, un employé peut avoir une idée plus claire de sa position. Si votre industrie a des normes quantitatives, ces systèmes de notation sont faciles à générer. Si vous travaillez dans la vente, une moyenne de 100 ventes par mois est peut-être un A. Si vous travaillez dans le service client, vous pouvez baser les baromètres de réussite sur la rapidité avec laquelle un caissier peut scanner les articles. Dans les secteurs où vous avez accès à des données quantitatives, la mise en place d'un système de notation peut peut-être aider les employés à se faire une meilleure idée du classement de leurs performances par rapport aux normes de l'entreprise.
• Soyez honnête mais raisonnable. Un employé ne s'améliorera pas lorsque son avis se compose uniquement de compliments élogieux. Leur donner une rétroaction honnête est un compliment en soi ; cela montre que vous croyez en leur capacité à grandir et à s'améliorer en tant que professionnel. Si votre employé est à l'opposé du spectre, il ne peut pas s'améliorer si l'examen n'est qu'une demi-heure après que vous le réprimandez. Concentrez-vous sur le positif et le négatif pour tous vos employés afin qu'ils puissent tous s'améliorer et rester réceptifs aux critiques.

L'évaluation des performances ne doit pas être une simple conversation ; c'est le début de la croissance pour vos employés, votre direction et la structure de l'entreprise. Il est important de prendre le temps de fixer des objectifs et de donner des commentaires constructifs afin que l'employé ait quelque chose à atteindre et des moyens tangibles d'améliorer ses performances.

Idéalement, rien de ce qui est dit dans l'évaluation du rendement ne devrait surprendre l'employé. Des canaux de communication appropriés entre la direction et les employés doivent être ouverts toute l'année, et pas seulement une fois par an. L'examen officiel est simplement un moyen de récapituler l'année d'une manière qui donne à toutes les parties impliquées une feuille de route claire pour avancer ensemble en équipe.