Déménager un bureau entier est la dernière chose qu'une entreprise souhaite faire, surtout lorsque les clients ont l'habitude de vous trouver à un endroit précis. Mais à mesure que votre entreprise se développe, le déménagement peut devenir inévitable.
Parfois, votre déménagement peut se faire à quelques pâtés de maisons de la rue ; à d'autres moments, il peut s'agir de villes ou d'États éloignés. Quelle que soit la nature du déménagement, il est toujours difficile. Cependant, avec une bonne planification, vous pouvez rendre votre déménagement moins stressant.
Ce guide propose des conseils pour déménager votre bureau en un minimum de temps et sans stress.
Planifier à l'avance
Déménager dans cinq jours peut être possible, mais la planification doit commencer bien avant le déménagement. Le moment idéal pour commencer à planifier un déménagement est de cinq à huit mois après le début du déménagement. La planification permet d'éviter la précipitation de dernière minute pour faire des choses qui pourraient entraîner des erreurs coûteuses.
De plus, vous aurez besoin de suffisamment de temps pour préparer psychologiquement votre personnel avant le déménagement, surtout si le déménagement implique de quitter un État ou une ville. Lors de la planification, désignez une date pour chaque activité et la personne qui l'exécutera.
La planification doit également inclure la création d'une liste de contrôle dans laquelle vous vérifiez chaque tâche ou responsabilité telle qu'elle est effectuée pour vous assurer que vous respectez le calendrier et que rien n'est laissé de côté.
Visitez votre nouvel emplacement à l'avance
Le déménagement est un énorme perturbateur pour le fonctionnement de l'entreprise. Votre objectif devrait donc être de faire un mouvement le moins perturbateur possible. Une façon de minimiser les perturbations au nouvel emplacement est de le visiter avant la date d'échéance.
La visite de votre nouvel emplacement vous aide à vous faire une bonne idée de la disposition , qui aide à planifier le placement des meubles et qui s'assied où. Avec un plan de placement de meubles solide, l'emménagement dans votre nouvel emplacement devient plus facile puisque vous n'aurez qu'à placer chaque pièce dans sa position une fois qu'elle sera descendue du camion plutôt que de recharger et de réorganiser plus tard.
Déléguer
Planifier un déménagement complet par vous-même sera une décision difficile. Mais vous n'êtes pas obligé de faire tout le travail. La meilleure approche serait d'impliquer votre personnel.
Par exemple, vous pourriez demander au chef de département de vous aider à organiser le déménagement de son département, car il sera mieux placé pour déterminer ce qui est prioritaire dans son département. La délégation la plus efficace des tâches de déménagement consistera à faire appel à un agent de déménagement.
Embaucher des professionnels pour alléger le travail lourd
La planification et l'exécution du déménagement dépendront en grande partie de vous et, dans une certaine mesure, de votre personnel. Mais le déménagement réel nécessitera que les gens fassent le gros du travail, et c'est là que les déménageurs professionnels deviennent importants.
Lors du choix d'un déménageur, vous voulez vous assurer qu'il possède l'expérience requise; sinon, vous risquez d'être frustré. Si vous ne savez pas par où commencer votre chasse aux déménageurs, cette liste des entreprises de déménagement nationales les plus fiables, selon 9kilo , peut être une excellente ressource.
Vous devrez également tenir compte du coût du déménagement, qui dépendra de combien vous comptez impliquer les déménageurs. Par exemple, vous devrez payer plus si vous souhaitez les impliquer dès les premières étapes de planification.
Si vous avez un budget limité, vous pouvez faire toute la planification et l'emballage et impliquer uniquement l'entreprise de déménagement dans la partie déménagement. Bien que cette dernière option soit moins chère, elle peut prendre beaucoup de temps, ce qui est la dernière chose que vous souhaitez lors d'un déménagement.
Derniers mots
Il n'y a aucun moyen de faire un déménagement à 100% sans stress sur non perturbateur. Avec le bon plan, vous pouvez avoir une réinstallation sans stress en aussi peu que cinq jours, mais vous devrez peut-être planifier plus que cela.
