Que votre entreprise mobilise des fonds pour une noble cause ou que vous soyez une organisation à but non lucratif ayant besoin d’un coup de pouce financier, orchestrer un événement de collecte de fonds réussi peut sembler intimidant. Cependant, vous serez soulagé de découvrir que lancer une collecte de fonds efficace peut être réalisé en quelques étapes simples.
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Examinons ces étapes et démarrons votre événement de collecte de fonds rapidement et efficacement :
Fixez vos objectifs de collecte de fonds
Avant de planifier votre événement, vous devez savoir exactement pourquoi cet événement a lieu. La collecte de fonds devrait toujours avoir un montant de l'objectif spécifique à collecter , et pour calculer ce montant, vous pourriez réfléchir de manière critique à la manière dont les fonds seront utilisés.
En tant qu'ONG, vous devez connaître intimement les coûts des biens ou des services que vous essayez d'acquérir ; si votre entreprise collecte des fonds pour une cause différente, vous pouvez vous connecter avec un organisme de bienfaisance spécifique pour mieux comprendre le montant dont il a besoin pour atteindre certains objectifs.
Avoir des objectifs spécifiques en place est bénéfique pour plusieurs raisons. Premièrement, il fournit des conseils concernant le prix des billets, le nombre minimum de participants, etc., afin que votre équipe événementielle puisse mieux définir la portée de l'événement.
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De plus, cela peut aider au marketing, en donnant un objectif à l’événement qui est facile à communiquer aux donateurs potentiels. Il va sans dire que tous les objectifs que vous établissez doivent être réalistes et réalisables avec le temps et les ressources dont vous disposez.
Choisissez votre type de collecte de fonds
Vous pouvez être aussi créatif que vous le souhaitez lors de votre événement de collecte de fonds. Si vous cherchez de l'inspiration pour votre événement, pensez aux types d'événements suivants qui sont populaires parmi les collectes de fonds :
- Dîners de gala, soirées cocktails
- Courses ludiques, balades à vélo, marathons
- Festivals de musique, conférenciers invités
- Encans silencieux, tombolas, étals de marché
Différents types d’événements présentent différents avantages et inconvénients. Par exemple, un festival de musique peut aider à construire une communauté autour d’une certaine cause tout en bénéficiant d’une bonne couverture médiatique, mais son organisation prend beaucoup de temps.
En revanche, vous pouvez probablement organiser une vente aux enchères silencieuse relativement rapidement, mais les donateurs sont beaucoup moins susceptibles d’interagir les uns avec les autres. Encore une fois, vos objectifs devraient vous guider vers le type d’événement qui a le plus de sens.
Élaborer un budget de collecte de fonds
Une fois vos objectifs fixés et votre type d’événement déterminé, vous pouvez vous mettre au travail pour élaborer un budget. Plus votre budget est précis, mieux c'est. S'il s'agit de votre premier événement de collecte de fonds, vous devriez prendre le temps de recueillir des devis auprès d'un large éventail de vendeurs et de fournisseurs, afin d'avoir une idée du coût des différents aspects de votre événement.
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Discuter avec les fournisseurs peut vous aider à avoir une idée des aspects de votre événement que vous n'aviez pas pris en compte, tels que bracelets personnalisés à fournir aux détenteurs de billets ou une plateforme en ligne de collecte de dons. Vous pouvez également demander si les fournisseurs proposent des tarifs caritatifs réduits, ce qui peut vous aider à réduire vos coûts et à contrôler votre budget.
Sélectionnez votre personnel de collecte de fonds
Aucun événement de collecte de fonds ne peut fonctionner efficacement sans une équipe dédiée qui le supervise. Vous aurez besoin de personnel pour gérer les invitations, coordonner les fournisseurs, communiquer avec les donateurs et collecter les dons et assurer l'organisation et le bon déroulement de l'événement pendant la journée. Vous devez absolument tirer parti de votre personnel actuel, mais vous devrez peut-être également attirer des bénévoles ou recourir à des services tiers pour combler les lacunes.
Par exemple, certaines sociétés de marketing possèdent une expertise particulière dans la promotion d’événements caritatifs, et l’utilisation de leur formation et de leurs ressources pourrait garantir le succès de votre événement. Tout personnel non qualifié que vous engagez doit être formé de manière appropriée à ses tâches, surtout s'il doit manipuler de la nourriture, de l'argent, des enfants ou d'autres problèmes potentiellement risqués.
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Organisez votre événement de collecte de fonds
Le jour de votre événement est enfin arrivé, et il est temps que tout votre travail acharné et votre préparation portent leurs fruits. Avant le début de l'événement, vous devez rencontrer votre personnel pour partager toute information de dernière minute et motiver tout le monde à faire de son mieux pour que les participants et les donateurs se sentent à l'aise, enthousiastes et généralement disposés à donner.
Vous pouvez fournir aux membres clés de votre personnel des radios bidirectionnelles ou d'autres moyens de communication pour garantir que tout le monde est en contact tout au long de l'événement. Vous devriez également abondamment remercier les participants et les donateurs , peut-être en attirant l'attention sur certains de vos invités les plus généreux et en rappelant à chacun les bonnes œuvres qui peuvent être accomplies grâce à leurs contributions.
Collecter des fonds pour une bonne cause peut être extrêmement gratifiant à plus d’un titre. Plus tôt vous commencerez à planifier votre premier événement de collecte de fonds, plus tôt vous pourrez commencer à organiser des événements exceptionnels qui feront une grande différence pour les causes qui vous tiennent à cœur.
