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4 exemples de comment créer une réponse tardive par e-mail

Personne n'est parfait. Lorsque vous jonglez avec de nombreux clients ou une longue liste de choses à faire, certains e-mails peuvent rester non ouverts dans votre téléphone pendant un laps de temps embarrassant. Bien que vous puissiez vous sentir honteux, nerveux ou contrarié une fois que vous réalisez votre erreur, il est important de corriger la situation en communiquant avec la personne impliquée par le biais d'une réponse tardive par e-mail.

Si la communication écrite n'est pas votre fort et que vous avez du mal à rédiger cet e-mail, ne paniquez pas ! Nous avons mis au point quatre modèles de réponse par e-mail tardive pour différentes situations afin que vous puissiez avoir une base de référence sur la façon de répondre avec des excuses sincères et planifier d'aller de l'avant ensemble.



Les bases

Quelle que soit la raison pour laquelle vous écrivez une réponse tardive par e-mail, il y a quelques choses à faire et à ne pas faire pour rédiger ce message.

  1. Rappelez-vous tous les éléments appropriés de la communication professionnelle. Le but de cet e-mail est de vous excuser et de démontrer que vous êtes toujours un professionnel avec qui il vaut la peine de travailler. Ayez une ligne d'objet directe et spécifique, commencez par une salutation professionnelle, relisez toujours, évitez l'argot occasionnel, gardez un ton professionnel et terminez par une signature de clôture. Lorsque vous avez une réponse tardive, vous pouvez sembler désorganisé et peu professionnel. Combattez cette notion avec une note bien construite et réfléchie qui adhère à toutes les normes professionnelles de la communication électronique .
  2. Acceptez le blâme là où le blâme est dû. Quelle que soit la raison de l'e-mail en retard - qu'il s'agisse d'une urgence personnelle ou que vous ayez tout simplement oublié - excusez-vous sincèrement pour le retard. Accepter ce blâme montrera que vous assumez la responsabilité de votre travail et ne vous contentez pas de rejeter le blâme sur quelqu'un d'autre.
  3. Soyez ouvert et honnête. Si vous vous sentez à l'aise, vous pouvez partager la raison de votre retard. N'entrez pas dans trop de détails personnels; au lieu de dire que votre mère a reçu un diagnostic de cancer, dites simplement que vous avez reçu de mauvaises nouvelles au sujet d'un membre de votre famille et que vous vous souciez de l'aider à traverser cette période difficile. Tout le monde peut comprendre que dans la vie, il se passe des choses. Donner un petit aperçu de votre vie, sans être trop révélateur, peut leur donner une idée de ce que vous vivez, et ils comprendront mieux d'où vous venez.
  4. Ne soyez pas trop émotif. Bien qu'il soit important d'être honnête avec votre client, car cela peut favoriser la confiance, il y a une différence entre l'honnêteté et TMI. Peu importe ce que vous vivez, la communication professionnelle n'est pas l'endroit pour décharger vos problèmes. Gardez votre réponse polie et supprimez les détails inutiles. Vous pouvez dire que vous avez subi une perte, mais ne soyez pas plus précis que cela.
  5. Détaillez vos prochaines étapes sur ce que vous prévoyez de faire à l'avenir. Plus important encore, corrigez ce manque de communication avec votre plan détaillé sur la façon dont vous allez faire avancer le projet maintenant que vous êtes rattrapé. Faites-leur savoir quelles sont vos étapes, ce dont vous avez besoin d'eux et comment vous pouvez travailler ensemble pour remettre en marche le projet sur lequel vous travaillez.

Une communication ouverte et honnête peut résoudre presque tous les problèmes. Un e-mail bien rédigé peut vous aider à vous remettre sur la bonne voie pour réparer cette relation professionnelle.

Modèles de réponse par e-mail en retard

1. Quand vous venez d'oublier de répondre

Nous sommes tous coupables de cela; vous ouvrez un email, répondez dans votre tête, prendre une note mentale pour répondre plus tard , et puis vous… ne répondez jamais. Au moment où vous vous en souvenez, vous les avez laissés suspendus pendant une semaine ou plus.



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Alors, comment construisez-vous une réponse pour ne pas avoir l'air complètement non professionnel et désorganisé ?

Destinataire -

Je suis vraiment désolé de ne renvoyer votre e-mail que maintenant. J'ai lu votre e-mail peu de temps après que vous l'ayez envoyé et j'avais l'intention de répondre ce soir-là. Avec tout ce qui se passe, il s'est perdu dans le remaniement, et j'espère que vous me pardonnerez pour une réponse si tardive.



Une fois que vous vous êtes excusé, vous pouvez continuer à répondre à leur e-mail.

2. Lorsque vous avez manqué une échéance de projet

Parfois, une réponse lente à un e-mail peut entraîner un délai non respecté. Dans ce cas, vous devez non seulement vous excuser, mais aussi travailler avec le client pour proposer un calendrier modifié qui conviendra à vos deux besoins. Offrir des solutions et des suggestions de votre côté montrera que vous êtes prêt à résoudre des problèmes et à vous adapter.

Destinataire -

J'ai le regret de vous informer que je n'ai pas encore terminé cette partie du projet et que j'ai raté notre date limite. J'ai eu un événement personnel qui a eu un impact sur ma disponibilité [ou] En raison de complications imprévues, cette partie particulière de la tâche a pris plus de temps que ce que j'avais précédemment alloué dans notre calendrier. Je suis désolé pour les complications que cela pourrait causer de votre côté. Je crois qu'avec un effort dévoué, je serai en mesure de terminer cette partie du projet d'ici cette date. Afin de revenir sur la bonne voie et d'atteindre notre prochaine échéance, je suggère que nous amenions cette personne pour nous aider à terminer le projet.

Utilisez cette erreur pour comprendre vos compétences en gestion du temps et prédire à l'avenir si vous manquerez une échéance. Parfois, la vie se passe et des choses se présentent, mais si vous pouvez dire à quelqu'un avant la date limite que vous pourriez avoir besoin d'une prolongation, il peut mélanger plus rapidement les choses de son côté afin que vous puissiez travailler ensemble sur une solution.

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3. À votre retour de congé

Chaque fois que vous vous absentez du bureau pendant quelques jours, il est recommandé de mettre en place une réponse automatisée qui précise quand vous reviendrez, comment vous pouvez être contacté en cas d'urgence et qui ils peuvent contacter dans le en attendant pour une réponse rapide. Cependant, si vous étiez absent à l'improviste ou si vous avez tout simplement oublié, voici un bon moyen de répondre aux messages urgents qui se trouvent dans votre boîte de réception.

Destinataire -

Merci beaucoup pour votre email ! Je m'excuse pour mon retard de réponse. J'étais absent du bureau de [cette date] jusqu'à ce matin pour des affaires personnelles, mais je suis maintenant disponible et heureux de répondre à votre question.

Vous pouvez donner une raison plus précise à votre absence si vous êtes proche du client, mais vous pouvez rester aussi vague que nécessaire pour vous sentir à l'aise.

Après cette ouverture, vous pouvez donner toutes les informations demandées dont votre client a besoin.

4. Quand vous ne pouvez plus remplir les conditions du projet

Les urgences arrivent. Des membres de votre famille tombent gravement malades, un être cher décède, vous avez un accident et êtes confiné à l'hôpital. Parfois, la vie entrave le travail et vous ne pouvez tout simplement pas terminer un projet que vous avez promis de terminer.

Lorsque vous répondez en retard à un e-mail et que vous devez leur dire que vous ne pouvez plus prendre en charge le projet, il est essentiel de traiter le sujet avec élégance et de proposer des solutions là où vous le pouvez.

Voici un exemple d'e-mail que vous pouvez ajuster pour expliquer votre situation.

Destinataire -

Récemment, j'ai vécu un événement dévastateur dans ma vie personnelle qui a eu un impact significatif sur ma capacité à travailler. En raison de cet événement, je ne pourrai plus mener à bien votre projet de manière adéquate. Dans un avenir prévisible, j'ai décidé de prendre un congé pour aider ma famille et je ne pourrai pas terminer votreprojet.

A ma place, je recommande vivement cette personne pour reprendre le travail. Je les ai remplis sur les détails de votre projet et les ai copiés sur cet e-mail afin que vous puissiez commencer à parler des prochaines étapes nécessaires dans le projet. Cette personne a une vaste expérience dans ce domaine et je pense que vous apprécierez vraiment de travailler avec elle.

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Copie la nouvelle personne que vous recommandez pour reprendre le travail dans l'e-mail afin que votre client puisse immédiatement commencer à travailler avec eux. Cela aidera tout le monde à reprendre le projet là où vous vous étiez arrêté dès que possible.

La quantité de travail que vous aurez à faire dans la transition du projet dépendra fortement du type de travail que vous faisiez. Si vous étiez vidéaste indépendant et que vous ne pouvez plus couvrir l'événement, vous pouvez simplement informer le nouveau pigiste des détails de l'événement et des attentes du client afin qu'il puisse reprendre le tournage à partir de là. Si vous transférez le projet à une autre personne de votre entreprise, celle-ci, espérons-le, connaît votre description de poste et le client qu'elle prend en charge pour le moment.

Gardez votre réponse tardive par e-mail honnête

Même si vous avez mis plusieurs jours à répondre, la chose la plus importante que vous puissiez faire pour sauver la relation est d'être ouvert et honnête dans votre communication. Les gens apprécient l'honnêteté, et des excuses sincères pour le retard envoient un message fort indiquant que vous êtes prêt à corriger vos erreurs.

À l'avenir, essayez de vous rappeler qu'une réponse brève vaut mieux que le silence. Si vous n'avez pas le temps d'envoyer une réponse complète, envoyez un e-mail rapide disant que vous avez reçu leur message et attendez avec impatience de leur parler en détail bientôt. Ensuite, configurez un rappel sur votre téléphone pour vous inviter à répondre lorsque vous aurez plus de temps. Savoir qu'ils n'ont pas été oubliés, mais que vous êtes en train de gérer autre chose, envoie le message que vous vous souciez. Ne tardez pas à répondre ; prendre juste un moment pour envoyer un message rapide peut faire toute la différence.